직원이 회사 비용을 대신 냈을 때, 급여에서 세금을 떼야 할까요?

직원이 고객 미팅 주차비나 업무용 소모품을 자기 카드로 결제했습니다. 회사가 영수증에 적힌 실제 업무비용만 그대로 돌려준다면, 이 돈은 보통 급여가 아니라 비용 환급입니다. 일반적으로 PAYE를 떼지 않습니다. 반대로 실제 업무비용보다 더 주거나 개인비용까지 대신 내주면 그 부분은 과세될 수 있습니다.

세 가지 질문으로 먼저 구분하세요

직원에게 돈을 지급하기 전에 아래 세 가지만 확인하면 됩니다.

– 직원이 회사 업무를 하느라 자기 돈을 썼나요?

– 지급액이 영수증이나 합리적인 계산으로 설명되나요?

– 회사가 실제 업무비용만 돌려주나요, 아니면 그보다 더 주나요?

세 질문에 모두 업무비용 환급이라고 답할 수 있다면 일반적으로 비과세로 처리합니다. 실제 업무비용보다 더 준 부분은 급여나 과세 수당으로 보고 PAYE 처리를 검토해야 합니다.

같은 주차비라도 지급 이유에 따라 달라집니다

직원이 고객을 만나기 위해 주차비를 대신 냈고 회사가 실제 주차비를 돌려준 경우라면 업무비용 환급으로 볼 수 있습니다. 반면 매주 일정 금액을 교통비 명목으로 주면서 실제 업무 이동이나 비용을 확인하지 않는다면, 이름만 비용 환급일 뿐 과세 수당이 될 수 있습니다.

식비, 의류비, 차량비와 도구비도 마찬가지입니다. 항목 이름만으로 비과세가 되지 않습니다. 회사 업무 때문에 필요한 비용인지, 직원의 개인생활비는 아닌지, 회사가 돌려주는 금액이 실제 비용을 넘지 않는지를 확인해야 합니다. 숙박, 이전비, 통상 출퇴근비처럼 별도 조건이 있는 지급은 일반 비용 환급과 구분해 확인해야 합니다.

영수증이 없으면 계산 근거를 남기세요

한 번 발생한 비용은 영수증이나 인보이스와 함께 직원 이름, 결제일, 금액, 업무 목적과 회사가 돌려준 금액을 남기면 됩니다. 영수증만 보고 업무 목적을 알기 어렵다면 비용 신청서나 메모에 고객 방문, 현장 구매처럼 이유를 적으세요.

휴대전화나 차량처럼 비용이 반복되면 매번 같은 영수증을 받기 어려울 수 있습니다. 이때는 일정 기간의 실제 자료를 바탕으로 업무용 비율이나 평균 비용을 합리적으로 계산할 수 있습니다. 계산에 사용한 기간, 표본 자료, 업무용 비율과 검토일을 보관하고 상황이 달라지면 다시 계산하세요.

급여에는 비과세 환급과 과세분을 나눠 입력하세요

실제 업무비용에 해당하는 비과세 환급액은 PAYE를 계산한 뒤 순급여에 더합니다. 임금기록에는 남기되 비과세 부분을 총급여에 포함하지 않습니다.

실제 업무비용보다 더 지급한 금액이 있다면 초과분만 총급여에 넣어 PAYE를 처리합니다. 한 번의 지급에 비과세 환급과 과세 초과분이 함께 있을 수 있으므로 급여 시스템에서도 두 항목을 나눠 기록하는 것이 좋습니다.

이번 급여 처리 전에 이것만 확인하세요

– 직원이 제출한 영수증이나 비용 신청서

– 회사 업무와의 관련성

– 실제 비용과 회사 지급액의 차이

– 반복 비용이라면 평균 또는 업무용 비율의 계산 근거

– 급여 시스템의 비과세 환급액과 과세 초과분 구분

핵심은 회사가 돈을 지급했다는 사실이 아니라 무엇을 돌려주는지입니다. 직원이 대신 낸 실제 업무비용만 근거에 맞게 돌려주면 일반적으로 PAYE 없이 처리할 수 있고, 그 범위를 넘는 금액만 별도로 과세 여부를 확인하면 됩니다.

이 글은 개개인의 상황에 맞는 세무 컨설팅이 아니며, 일반적인 정보 제공을 목적으로 작성되었습니다. 구체적인 부분은 전문가와 상의 후 진행하시기 바랍니다.